Tổ chức sự kiện trong ngành PR

Một số công ty PR được coi như những công ty tổ chức sự kiện. Đa số các doanh nghiệp thường đi thuê các công ty tổ chức sự kiện/PR chuyên nghiệp.

Những trường hợp nên tổ chức một sự kiện: Khi doanh nghiệp có những biến chuyển hay thay đổi: giám đốc mới, xây dựng một công trình mới…Ra mắt sản phẩm mới; Có những buổi họp mặt; Cần quảng bá hình ảnh trong một chiến dịch PR; Nằm trong một kế hoạch tiếp thị thương mại.

Nếu doanh nghiệp tự mình tổ chức các sự kiện, nghĩa là doanh nghiệp cần thực hiện tất cả những công việc vừa nêu trên. Trước tiên, giống như tất cả các công cụ PR khác, muốn thực hiện phải theo trình tự nhất định của quy trình PR mà không nên lơ là một khâu nào. Nhân viên PR phải xác định được mục đích của việc tổ chức sự kiện, đối tượng nhắm vào ai? tình hình thị trường như thế nào? lên kế hoạch cụ thể cho việc tổ chức (bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức…), ngân sách cho phép là bao nhiêu? và phải có phương hướng đánh giá thành công của việc tổ chức sự kiện này. Nhân viên PR phải hoạch định rõ ràng những mảng cần phải thực hiện, với nhân sự, ngân sách và thời gian tương ứng. Điều quan trọng là phải dự báo được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đề ra phương án khắc phục. Không phải sự kiện nào cũng xảy ra đúng như bản thân mong đợi, những bất ngờ thường làm hỏng chương trình. Bản thân nhân viên PR phải tham gia vào tất cả công việc, tận tụy và nhiệt tình với chương trình. Tổ chức sự kiện là công việc vất vả nhất đối với người làm PR, đòi hỏi sự tháo vát, năng động và sức khỏe tốt, chịu áp lực công việc cao.

Một số lưu ý khi sử dụng: Đảm bảo tất cả những việc cần thiết đã có người chịu trách nhiệm thi hành; Cần phải có thời gian biểu thực hiện tránh hiện tượng công việc chồng chéo lên nhau; Bảo quản sản phẩm của doanh nghiệp khi tham gia sự kiện, vì đa số những sản phẩm số là những sản phẩm có giá trị cao; Phải dự trù thời gian và ngân sách cho việc khắc phục những sự cố xảy ra; Đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ qua sự kiện; Xem xét quy mô của sự kiện để xin giấy phép của Bộ Văn hóa thông tin.